Polityka prywatności
Wiążąca jest polska wersja językowa niniejszej Polityki. Wersje rosyjska i angielska mają charakter wyłącznie informacyjny.
1. Administrator danych osobowych
Administratorem Twoich danych osobowych, czyli podmiotem decydującym o tym, jak są wykorzystywane, jest:
- [[FIRMA]] ([[FORMA_PRAWNA]])
- adres: [[ADRES]]
- NIP: [[NIP]]
- REGON: [[REGON]]
Dalej: „Administrator”, „my”, „Concierge Pro”.
Kontakt we wszystkich sprawach dotyczących danych osobowych: e-mail [[EMAIL]], telefon [[TELEFON]], adres do korespondencji [[ADRES]].
Administrator [[IOD_TAK_NIE]] Inspektora Ochrony Danych.
2. Jakie dane zbieramy
2.1. Dane podawane przez Ciebie w formularzu kontaktowym
| Dane | Czy obowiązkowe |
|---|---|
| Imię (lub imię i nazwisko) | tak — bez tego nie wiemy, jak się do Ciebie zwrócić |
| Numer telefonu | opcjonalnie — wymagany co najmniej jeden kanał kontaktu |
| Adres e-mail | opcjonalnie — wymagany co najmniej jeden kanał kontaktu |
| Treść zapytania | opcjonalnie — ale pomaga nam odpowiedzieć konkretnie |
| Wybrany preferowany kanał kontaktu | tak |
| Treść i zakres udzielonych zgód, data i godzina, adres IP, wersja formularza | zbierane automatycznie jako dowód zgody |
Prosimy, aby nie podawać w treści zapytania danych szczególnych kategorii (dane o zdrowiu, przekonaniach, orientacji seksualnej itp.). Jeżeli Twoje zlecenie wymaga takich informacji (np. organizacja wizyty lekarskiej), przekażemy Ci osobną informację i poprosimy o wyraźną zgodę przed ich przetwarzaniem.
2.2. Dane zbierane automatycznie
Podczas korzystania z serwisu zapisywane są dane techniczne: adres IP, typ i wersja przeglądarki, system operacyjny, data i godzina wizyty, adres strony odsyłającej. Dane te pochodzą z logów serwera i służą wyłącznie zapewnieniu bezpieczeństwa i poprawnego działania serwisu.
3. Cele i podstawy prawne przetwarzania
| Cel | Podstawa prawna |
|---|---|
| Odpowiedź na zapytanie wysłane przez formularz, przygotowanie i przedstawienie oferty usług | art. 6 ust. 1 lit. b RODO — działania na Twoje żądanie przed zawarciem umowy |
| Kontakt zwrotny wybranym przez Ciebie kanałem (telefon, SMS, WhatsApp, Telegram, e-mail) | art. 6 ust. 1 lit. a RODO — Twoja zgoda, w zw. z art. 398 ust. 1 Prawa komunikacji elektronicznej |
| Zawarcie i wykonanie umowy o świadczenie usług concierge | art. 6 ust. 1 lit. b RODO |
| Wystawianie i przechowywanie faktur oraz dokumentacji księgowej | art. 6 ust. 1 lit. c RODO — obowiązek prawny |
| Zapewnienie bezpieczeństwa serwisu, przeciwdziałanie nadużyciom i spamowi | art. 6 ust. 1 lit. f RODO — nasz prawnie uzasadniony interes |
| Wykazanie faktu udzielenia zgody (rozliczalność) | art. 6 ust. 1 lit. c i lit. f RODO w zw. z art. 5 ust. 2 i art. 7 ust. 1 RODO |
| Ustalenie, dochodzenie lub obrona przed roszczeniami | art. 6 ust. 1 lit. f RODO |
Podanie danych jest dobrowolne. Brak podania imienia i co najmniej jednego kanału kontaktu uniemożliwia nam jednak odpowiedź na zapytanie.
Nie prowadzimy newslettera ani wysyłki marketingowej i nie zbieramy na nią zgód. Jeżeli to się zmieni, poprosimy o osobną, dobrowolną zgodę dla każdego kanału z osobna.
4. Zgody — jak ich udzielasz i jak je wycofujesz
Zgody zbieramy wyłącznie przez odrębne, niezaznaczone domyślnie pola wyboru. Każdy kanał komunikacji ma własną, osobną zgodę — zgodnie z art. 398 ust. 1 ustawy z dnia 12 lipca 2024 r. Prawo komunikacji elektronicznej.
Zgodę możesz wycofać w każdej chwili, bez podawania przyczyny — wysyłając wiadomość na [[EMAIL]] albo pisząc do nas tym samym kanałem, którym się kontaktujemy. Wycofanie zgody nie wpływa na zgodność z prawem przetwarzania, którego dokonaliśmy przed jej wycofaniem, i jest równie łatwe jak jej udzielenie.
5. Jak długo przechowujemy dane
| Kategoria | Okres |
|---|---|
| Zapytanie z formularza, które nie zakończyło się współpracą | [[OKRES_ZAPYTANIA]] |
| Dane klientów, z którymi zawarto umowę | przez czas trwania umowy, a po jej zakończeniu przez okres przedawnienia roszczeń (art. 118 Kodeksu cywilnego) |
| Dokumentacja księgowa i podatkowa | 5 lat, licząc od końca roku kalendarzowego, w którym upłynął termin płatności podatku |
| Dowody udzielenia i wycofania zgód | [[OKRES_DOWODU_ZGODY]] |
| Logi serwera | [[OKRES_LOGOW]] |
6. Komu przekazujemy dane (odbiorcy)
- dostawcy hostingu i infrastruktury serwerowej — [[HOSTING]];
- dostawca poczty elektronicznej i systemu obsługi zapytań — [[EMAIL_PROVIDER]];
- operatorzy komunikatorów, jeżeli wybierzesz taki kanał kontaktu — WhatsApp (Meta Platforms Ireland Ltd.), Telegram (Telegram FZ-LLC);
- operator telekomunikacyjny, jeżeli wybierzesz kontakt telefoniczny lub SMS;
- biuro rachunkowe [[BIURO_RACHUNKOWE]] — w zakresie dokumentów księgowych;
- podwykonawcy i partnerzy realizujący konkretne zlecenie (np. hotel, przewoźnik, placówka medyczna, usługodawca domowy) — wyłącznie w zakresie niezbędnym do wykonania Twojego zlecenia i po Twojej akceptacji;
- organy publiczne — gdy obowiązek wynika z przepisów prawa.
Z każdym podmiotem, który przetwarza dane w naszym imieniu, zawieramy umowę powierzenia przetwarzania zgodnie z art. 28 RODO — przed powierzeniem mu jakichkolwiek danych. Nie sprzedajemy Twoich danych i nie udostępniamy ich w celach marketingowych podmiotom trzecim.
7. Poufność
Poufność jest podstawą naszej usługi. Dostęp do zapytań i danych klientów mają wyłącznie osoby upoważnione przez Administratora, zobowiązane do zachowania tajemnicy na piśmie (art. 29 RODO). To samo zobowiązanie nakładamy na podwykonawców realizujących zlecenia.
8. Przekazywanie danych poza Europejski Obszar Gospodarczy
Co do zasady przetwarzamy dane na terenie Europejskiego Obszaru Gospodarczego. Wyjątki wynikają z wybranego przez Ciebie kanału kontaktu:
- WhatsApp — usługę świadczy Meta Platforms Ireland Ltd.; dane mogą być przekazywane do Stanów Zjednoczonych na podstawie decyzji wykonawczej Komisji Europejskiej z 10 lipca 2023 r. (EU–US Data Privacy Framework);
- Telegram — usługę świadczy Telegram FZ-LLC z siedzibą w Zjednoczonych Emiratach Arabskich, dla których Komisja Europejska nie wydała decyzji stwierdzającej odpowiedni stopień ochrony. Wybierając kontakt przez Telegram, wyrażasz zgodę na przekazanie danych do państwa trzeciego na podstawie art. 49 ust. 1 lit. a RODO, mając świadomość związanego z tym ryzyka.
Jeżeli nie chcesz, aby Twoje dane trafiły poza EOG — wybierz kontakt telefoniczny lub e-mail.
9. Twoje prawa
- dostępu do danych i uzyskania ich kopii (art. 15 RODO);
- sprostowania danych nieprawidłowych lub niekompletnych (art. 16 RODO);
- usunięcia danych — „prawo do bycia zapomnianym” (art. 17 RODO);
- ograniczenia przetwarzania (art. 18 RODO);
- przenoszenia danych (art. 20 RODO);
- sprzeciwu wobec przetwarzania opartego na naszym prawnie uzasadnionym interesie (art. 21 RODO);
- cofnięcia zgody w dowolnym momencie (art. 7 ust. 3 RODO);
- wniesienia skargi do organu nadzorczego: Prezes Urzędu Ochrony Danych Osobowych, ul. Stawki 2, 00-193 Warszawa.
Wnioski realizujemy bez zbędnej zwłoki, nie później niż w ciągu miesiąca od otrzymania żądania. W skomplikowanych przypadkach termin może zostać przedłużony o kolejne dwa miesiące — o czym Cię poinformujemy wraz z uzasadnieniem (art. 12 ust. 3 RODO). Wnioski kierować na: [[EMAIL]].
10. Profilowanie i decyzje automatyczne
Nie podejmujemy wobec Ciebie decyzji opartych wyłącznie na zautomatyzowanym przetwarzaniu, w tym profilowaniu, które wywoływałyby skutki prawne lub w podobny sposób istotnie na Ciebie wpływały (art. 22 RODO).
11. Pliki cookies i podobne technologie
Serwis nie korzysta z narzędzi analitycznych, pikseli reklamowych ani śledzenia międzywitrynowego. Nie ładujemy też czcionek ani żadnych innych zasobów z serwerów zewnętrznych — wszystko jest hostowane w naszej domenie.
Serwis wykorzystuje wyłącznie pliki cookies niezbędne do jego prawidłowego działania (m.in. zabezpieczenie dostępu do wersji roboczej serwisu). Zgodnie z art. 399 ust. 3 ustawy Prawo komunikacji elektronicznej korzystanie z takich plików nie wymaga Twojej zgody, ponieważ są one niezbędne do dostarczenia usługi, której zażądałeś/zażądałaś. Dlatego nie wyświetlamy banera zgód.
12. Bezpieczeństwo danych
Stosujemy środki techniczne i organizacyjne odpowiadające ryzyku. Zawsze obowiązują: szyfrowanie połączenia (HTTPS/TLS) oraz zobowiązania do zachowania poufności dla osób upoważnionych. W zakresie potwierdzonym przez Administratora stosujemy również kontrolę dostępu do skrzynki i systemu obsługi zapytań, uwierzytelnianie wieloskładnikowe i kopie zapasowe.
13. Linki do serwisów zewnętrznych
Serwis zawiera odesłania do zewnętrznych platform: WhatsApp, Telegram, Instagram. Po kliknięciu takiego odesłania Twoje dane przetwarzane są przez operatorów tych platform na zasadach określonych w ich własnych politykach prywatności, na które nie mamy wpływu.
14. Zmiany Polityki prywatności
Politykę możemy aktualizować — na przykład w związku ze zmianą przepisów lub zakresu usług. Aktualna wersja jest zawsze dostępna pod adresem [[DOMENA]]/polityka-prywatnosci wraz z datą wejścia w życie.
15. Podstawy prawne przywołane w dokumencie
- Rozporządzenie Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. (RODO)
- Ustawa z dnia 10 maja 2018 r. o ochronie danych osobowych
- Ustawa z dnia 12 lipca 2024 r. — Prawo komunikacji elektronicznej, w szczególności art. 398 i art. 399
- Ustawa z dnia 18 lipca 2002 r. o świadczeniu usług drogą elektroniczną, w szczególności art. 5 i art. 8
- Ustawa z dnia 6 marca 2018 r. — Prawo przedsiębiorców, art. 20